ビジネスホン

ビジネスホンの設定

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
Pocket

ビジネスホンを使うには主装置のデータ設定が必要となります

なぜなら、どの電話機のボタンにどの電話番号を鳴らす設定や留守番電話・転送電話などをデータ設定を行い初めてビジネスホンとして機能するからです。
そして、内線番号を決定や着信メロディの選択・保留音の設定など数多くの設定が必要です。

ビジネスホン導入、事前に自分達で決めておく必要のある項目を説明しますので参考にして頂けると幸いです。

1.電話回線の収容設定

ビジネスホン主装置で、どの電話回線を収容するかを設定します
予め契約を行ったアナログ・ISDN・ひかり電話回線を、その回線に合ったユニットを主装置に搭載し接続を行ないます。
例としてひかり電話8チャンネルの契約の場合、電話回線が同時に8通話できるかどうかなどをビジネスホン側の設定をして試験します

2.電話番号ボタンレイアウトの設定

ビジネスホンの設定では電話番号の設定が重要です。代表番号や部署毎の番号、FAX番号など複数の電話番号を設定します。
まず、代表電話番号をどの電話機から、どのボタンに対して発信と着信をさせるか、設定します

3.鳴動設定

電話がなった時にどの電話機を鳴らすか、ビジネスホンの設定を行います。
例えば会議室に電話機があり、会議中に鳴っては困るや違う部署の電話は鳴らなくてよいなど主装置で制御できます。

4.保留音設定

外線着信し、該当の担当者へ電話を回す際に「一旦保留」にします。
その時の保留音の選択はビジネスホンでの設定となります。デフォルトで入っている保留音は各メーカー異なり様々です。
オリジナルの保留音を使いたい場合は音源が必要となるため、保存形式も含め事前に確認が必要です。

5.内線番号設定

電話機毎に内線番号が割振られます。この内線番号は主装置設定で機器の指定する範囲内で自由に決めることが可能となります。
電話機の設置場所順に若い番号から振るもよし、営業部は300番台から始める・総務部は400番台からなど様々です。
また、一度内線番号を決めたからと言って変更が出来ないわけでなく再度主装置のデータ設定を行えば変更は出来ます。

6.留守番電話設定

一般家庭用電話機であればデフォルトで留守番電話機が設定されており、すぐに使えるでしょう。しかしビジネスホンの留守番電話も主装置設定が必要です。
おおくのビジネスホン電話機を見ると「留守番電話セットボタンなど無い」です。
まずは、留守番電話のボタンを作ります。
→開始・解除・再生ボタンの3つです
ビジネスホンの留守番電話は非常に優れており、予め設定したスケジュール機能で営業時間外や休日に自動的に留守番電話になったり、何コールしらた留守番電話になる、また「本日の営業は終了しました」と
ガイダンスを流し終話させる事も可能です

7.パソコンで電話帳設定

電話機から1つ1つ、名称・電話番号・カナを入れることも出来ますが、ビジネスでの用途になると短縮電話帳の数も多くなります。
そこで便利な機能として、ビジネスホン主装置からLANケーブルでパソコンのネットワークに入れる事により、パソコン側のブラウザで主装置のIPアドレスを入力すると主装置のログイン画面が表示されます。
そこへ決められたID・パスワードを入れるとログインができて電話帳編集がパソコンで編集可能となります。ファイル形式はCSVなので手元で編集してアップロードもでき非常に便利です。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

コメントを残す

*